Wochenspiegel

Durchführung der Generalversammlung in Coronazeiten

Eupen. Viele Vereine fragen sich, wie man die ordentliche Generalversammlung in Coronazeiten durchführen kann. Aufgrund der aktuellen Coronamaßnahmen ist eine physische Generalversammlung schwierig, wenn nicht sogar unmöglich. Der Gesetzgeber hat nun die Grundlagen geschaffen, um Generalversammlungen unter bestimmten Bedingungen digital oder schriftlich durchzuführen.

Bei der digitalen Generalversammlung, häufig auch umschrieben als Generalversammlung aus der Distanz, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: Die Einladung zur digitalen Generalversammlung muss mindestens 15 Tage vorher mit Nennung aller Tagesordnungspunkte erfolgen; Die Einladung zur Generalversammlung muss eine klare Beschreibung der Schritte enthalten, die zur Teilnahme an der Sitzung erforderlich sind, insbesondere die technischen Prozeduren; Die gesetzlichen Abstimmungsquoten gelten weiterhin. Dabei werden alle Mitglieder berücksichtigt, deren Identität zu Beginn der Videokonferenz festgestellt wurde; Entscheidend ist, dass alle Mitglieder der Vereinigung die Möglichkeiten haben, sich an der Diskussion und am Abstimmungsverfahren zu beteiligen. Einige Programme zur Durchführung von Videokonferenzen bieten live und für alle sichtbar die Möglichkeit, seine Stimme abzugeben.    

Sollte der überwiegende Teil der Mitglieder nicht die technischen Möglichkeiten haben, können die anstehenden Entscheidungen, in der Regel die Verabschiedung der Jahresrechnung und des Budgets in einem schriftlichen Umlaufverfahren erfolgen. Dies ist per Post oder aber auch per E-Mail an den Verwaltungsrat möglich. Das Gesetz ermächtigt die Mitglieder, einstimmig und schriftlich Beschlüsse zu fassen, die die Befugnisse der Mitgliederversammlung betreffen. Ausgenommen sind die Beschlüsse, die die Änderung der Satzung betreffen. Es sind folgende Bedingungen zu berücksichtigen: 15 Tage vorher muss in einem Brief bzw. in einer E-Mail die Prozedur zum schriftlichen Umlaufverfahren genau erklärt werden. Als Anlage müssen alle Informationen (z.B. Jahresabschluss, Bericht des Kassenprüfers, ausführliches Budget) beigefügt werden, die für die Entscheidungsfindung wichtig sind; Erläuterungen zu den Entscheidungen und den Text der Beschlussvorlage; Für jede Beschlussvorlage die Option: Ja / Nein / Enthaltung; Die schriftliche Antwort muss folgende Angaben beinhalten: die Identität des Mitglieds, Name, Funktion, Datum und Unterschrift; Die schriftliche Antwort sollte spätestens zum Termin der Generalversammlung beim Verwaltungsrat vorliegen. Spätere Antworten können nicht berücksichtig werden.

Der Verwaltungsrat erstellt ein Protokoll, in dem die Beschlüsse mit den Entscheidungen festgehalten werden. Weitere Informationen erhalten Sie auf www.ostbelgienlive.be/ehrenamt   

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